Si estás en proceso de mudarte al extranjero por trabajo o para estudiar en la universidad, probablemente mientras buscabas información te hayas topado con algo llamado «proceso de apostilla».
Si todavía no estás seguro de lo que implica exactamente ¡no te preocupes! En este artículo exploraremos los pasos a seguir y los documentos necesarios para obtener una apostilla. En concreto, repasaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo apostillar un documento en Canadá.
Canadá es uno de los países miembro más recientes del Convenio de Apostilla y aquí te mostraremos como apostillas un documento en Canadá, ya sea en Toronto o en Vancouver.
Pero primero…
¿Qué es una Apostilla?
Una Apostilla es un certificado que autentica un documento y asegura que la firma del funcionario que lo firmó es genuina. Y eso ¿por qué es importante?
Un documento apostillado se certifica como documento público auténtico para su uso en el extranjero. Si tu documentación está apostillada, no necesitas nada más para probar que tu documento es genuino.
¿Qué es la Apostilla de La Haya?
Antes de utilizar un documento de tu país en el extranjero, este tiene que ser reconocido como válido. La eficiencia en la legalización de documentos comenzó con el Convenio de Apostilla de La Haya.
La Convención de La Haya de 1961 marcó el comienzo de un nuevo marco legal de autenticación de documentos públicos para su uso en todo el mundo.
Antes de la Convención, la certificación notarial de documentos era mucho menos eficiente. Hoy, la Convención simplifica el proceso, garantizando que un documento de un país será aceptado en otro a título oficial.
Si tus documentos están apostillados, seguramente no se requiera de más legalización o certificación adicional. Sobre todo, el Convenio simplifica el proceso de autenticación de documentos públicos.
Pero para que los documentos sean certificados, los países envueltos en los trámites han de ser países miembros según la Convención de La Haya.
Canadá es uno de los más de 100 países diferentes que forman parte del Convenio de Apostilla de La Haya.
Algunos otros países son:
- España
- Chile
- Portugal
- Finlandia
- Estados Unidos
- Canadá
- México
- China
Canadá pasó a ser un país miembro de la Convención de Apostilla de La Haya el 11 de enero de 2024.
¿Qué significa esto para los ciudadanos canadienses?
¿Qué documentos se pueden apostillar en Canadá?
Antes de que Canadá se convirtiera en un país miembro de la Convención de La Haya, los documentos no recibían una Apostilla. En su lugar se recibía un Certificado de Autenticación.
El que ahora sean parte de la Convención significa que las autenticaciones ya no serán la norma. ¡Ahora se podrá apostillar un documento en Canadá y eso será prueba suficiente de su validez!
Algunos de los documentos que ahora se pueden apostillar son:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de matrimonio
- Boletín de calificaciones universitarias
- Papeles de admisión a la universidad
- Certificados personalizados
- Documentos de la propiedad
- Documentos de importación-exportación
Estos son sólo algunos ejemplos de documentos públicos que pueden recibir una Apostilla.
¿Dónde apostillar un documento en Canadá?
Actualmente, las siguientes instituciones provinciales y federales pueden apostillar un documento en Canadá.
- Departamento de Asuntos Exteriores, Comercio y Desarrollo.
- Ministerio del Fiscal General de Columbia Británica.
- Ministerio de Justicia de Alberta.
- Ministerio de Justicia y Fiscal General de Saskatchewan.
- Ministerio de Prestación de Servicios Públicos y Empresariales de Ontario.
- Ministro de Justicia de Quebec.
El gobierno canadiense es el que determina las autoridades competentes que pueden apostillar un documento en Canadá.
Solicitudes de autenticación
Las autenticaciones son similares a las Apostillas en tanto que confirman legalmente que una firma en un documento es genuina y válida. Además, no se cobran tarifas por el servicio de autenticación.
Los documentos que reciben una autenticación en Canadá pasan por Global Affairs Canada en Ottawa.
Sin embargo, varios documentos públicos deben prepararse de manera diferente durante el proceso de autenticación.
Para confirmar cuál será el proceso para cada documento, la página web del gobierno de Columbia Británica proporciona enlaces para cada tipo de documento.
Estos documentos incluyen:
- Documentos judiciales
- Documentos educativos
- Documentos notariados
- Documentos de registro
Cada enlace proporciona confirmación sobre cómo se debe preparar cada documento antes de su autenticación. Los pasos actuales para autenticar y legalizar un documento en Canadá incluyen:
- Confirma si tu documento necesita autenticación poniéndote en contacto con el consulado del país donde vayas a utilizar dicho documento.
- Si tu documento no está en inglés o francés, necesitarás una traducción certificada.
- Utiliza el sitio web de Global Affairs de Canadá para confirmar lo que deberás proporcionar con el envío de tu documento.
- Si tu documento requiere de notario, asegúrate de obtener una certificación notarial.
- Envía el documento a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá.
Por último, puedes entregar tus documentos por correo, mensajería o entrega en persona.
No te olvides de adjuntar…
Al enviar tus documentos a la oficina de Ottawa, asegúrate de incluir lo siguiente:
- Un formulario de solicitud de autenticación
- Los documentos para recibir la autenticación.
- Un sobre con tu dirección y sello para recibir los documentos de vuelta
A partir de ahí, el documento autenticado necesita un paso adicional antes de su uso en el extranjero.
Autenticación y Legalización
La legalización será el siguiente paso para validar tu documento. Esto es, un sello que autoriza que un documento sea utilizado en el extranjero.
El sello de legalización lo proporciona la embajada o consulado extranjero del país donde se utilizará el documento.
Los tres pasos para la autenticación de documentos son:
- Preparar documentos notariados y traducidos para su autenticación.
- Global Affairs Canada proporcionará la autenticación de los documentos.
- El documento será legalizado por el consulado o embajada del país en el que utilizará tus documentos.
Cómo apostillar un documento en Canadá
Cronogramas y pasos
Si ya tienes tus documentos a mano, estás listo para apostillarlos. Estos son los pasos a seguir para apostillar un documento en Canadá:
- Envía tu documento para ser apostillado en una de las seis entidades enumeradas anteriormente.
- El personal apropiado del consulado se asegurará de que tus documentos cumplan con los requisitos.
A quién enviarlo dependerá de dónde te encuentres en Canadá. Como el proceso es todavía muy reciente, es difícil calcular lo que se puede tardar en procesarse. Sin embargo, muchas solicitudes de Apostilla se emiten el mismo día en que se solicitan.
Si bien la información aún no está confirmada para Canadá, ciertas autoridades competentes sí ofrecen Apostillas electrónicas. Se trata simplemente de versiones digitales de copias de documentos tradicionalmente físicos.
¿Listo para apostillar un documento en Canadá?
Un punto a tener en cuenta si quieres apostillar un documento en Canadá, es que dicho documento debe presentarse en inglés o francés.
Si envías algún documento en un idioma distinto a esos, el documento debe incluir una traducción certificada.
Una vez tengas tus documentos traducidos, solicita la Apostilla en una de las autoridades competentes mencionadas anteriormente.
Dicha Apostilla permitirá que el documento sea utilizado en cualquier país que también sea miembro del Convenio de Apostilla. En lugar de tener que pasar por múltiples pasos para la legalización de documentos en varias embajadas o consulados, todo se simplificará a una única Apostilla.
No importa el tipo de certificado o documento que quieras apostillar, ¡estamos aquí para ayudarte! Si necesitas apostillar un documento en Canadá u en otra parte, ponte en contacto con nosotros y ¡te ayudaremos con cualquier duda que tengas!
